Los sistemas de información y su importancia para las organizaciones y empresas
Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI)
han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A
través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los
procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria
para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra
ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la
integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y
la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales
componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el
equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de
intercambio de información, los elementos de política y regulaciones,
además de los recursos financieros.
Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo
informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su
aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información
constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que
experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el
estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al
ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus
hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.
Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar
algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como
de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la
sociedad misma.
2. LA INFORMACIÓN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.
Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la
importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra
y las materias primas.
La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los
principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que
se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la
información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino
que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos
factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el
negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se
manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben
comprender de manera general que hay costos asociados con la producción,
distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la
información que es manejada en la organización. Aunque la información se
encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su
uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la
empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de
información en general, han creado una revolución informática en la
sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información
generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de
datos producidos manualmente.
3. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan
entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente
incluye equipo electrónico (hardware[1]). Sin embargo en la práctica se
utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el
recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por
las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de
políticas y reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que
requiere para procesar la información, por medio de estaciones de
trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
Almacenamiento de información: es una de las actividades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso
anterior.
Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas
permite la transformación de los datos fuente en información que puede
ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre
otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general en un año base.
Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas,
diskettes, la voz, etc.
4. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los
siguientes objetivos:
Automatizar los procesos operativos.
Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización
de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas
Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas,
salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el
proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System).
El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que
cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en
las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a
través del uso de la Tecnología de Información (TI).
5. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas
de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar
alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing,
administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial
importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y
organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso
de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo
esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.
Es por esta razón que todos los profesionales en el área de
Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de
sistemas de información. Por otro lado es importante tener una
comprensión básica de los sistemas de información para entender
cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante
también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que
permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de
información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las
organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la
información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a
las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las
TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un
ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y
dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información
es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI
representa:
Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administración de operaciones, marketing, y administración de recursos
humanos.
Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del
cliente.
Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma
de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el
mercado global.
Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones
de hombres y mujeres.
6. UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL
Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con
una economía global que depende cada vez más de la creación, la
administración y la distribución de la información a través de redes
globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de
globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales
interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a
mercados globales para sus productos y servicios, utilizando
instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar
productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando
alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro
clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios
estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets[2] y otras redes
globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un
sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.
Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas,
compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades
industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de
trabajadores de fábrica.
En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está
constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de
servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se
dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en
equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la
información.
7. ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TI.
Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la
globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como
resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una
empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para
desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una
empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que
enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando
sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los
costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio
electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del
marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de
utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o
servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los
clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos
o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y
completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o
utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes
individuales los productos y servicios que le atraen.
8. CONCLUSIONES.
En esta pequeña introducción a la visión de cambio que han causado los
sistemas de información organizacionales, se adquirió un conocimiento
básico de la importancia mediante su utilización para automatizar los
procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de
información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a
los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en
herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación
y uso apoyando el máximo nivel de la organización.
Cada día se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar
las actividades de una empresa. Es importante como recomendación contar
con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los
Sistemas de Información.
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